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領収書がない場合の経費処理

現金で支払った経費などは、領収書に基づいて経費処理するのが一般的です。つまり領収書は、支払いをした事実を明らかにする証憑になります。そして、領収書などの証憑は、保存しておく必要があります。税法上、帳簿書類保存の義務があり、7年間は保存しなければなりません。

領収書がない場合の対応

領収書を紛失した場合は、発行した側に再発行をお願いするのが原則にあんります。ただし、本当にその店で商品を購入したことが証明できなければ難しいでしょう。領収書を発行した側には、再発行の義務はありません。領収書再発行が難しい場合、客観的に見てお金の授受があったことがわかる証拠を残しておくことがポイントになります。例えば、ネット通販で買い物をした場合の、確認メールや取引画面のキャプチャ、銀行から振り込んだ場合の振込明細書等は領収書の代わりとして証拠書類になります。

そのほか、そもそも領収書が受け取れない支出として次のようなものがあります。

・移動時の電車賃、バス代

・香典、祝い金等慶弔金、パーティ参加費

電車賃・バス代は長距離の移動であれば領収書を取ることは可能です。しかし、近距離の移動では通常領収書を取ることはしません。代わりに、出金伝票(交通費精算書)に、日付・移動手段・金額・交通経路・目的等を記載し、保存するようにします。

香典・祝い金等の慶弔金。取引先のパーティ参加費は領収書が受け取れない支出の代表例ですが、事業と関連がある支出であれば、当然必要経費として認められます。この場合は、招待状やお礼状に金額・内容等を記録しておけばいいでしょう。

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